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Quando recebemos convites para reuniões que não podemos ou não queremos aceitar, é importante tomar alguns cuidados para não queimar pontes.
Pergunte se pode recomendar outra pessoa no seu lugar. Se puder, invista algum esforço para encontrar alguém adequado e faça pessoalmente o convite para facilitar.
Outra alternativa é mandar a sua contribuição com antecedência. Tente colaborar com material de apoio ou escreva o seu parecer sobre os assuntos da reunião.
Finalmente, se algumas partes da agenda não se aplicam a você, pergunte se pode participar apenas das partes que se aplicam. Normalmente funciona e todos ganham com o aumento da produtividade.
Você sabe definir as suas prioridades?
Às vezes tudo parece ser urgente e precisar de prioridade. Mas calma! Não é bem assim.
Organização é o fator mais importante para definir as suas prioridades. A partir daí, coloque prazos. O que tem menos prazo para ser concluído, é mais urgente. O que pode levar mais tempo, cai por último na lista de urgências… e assim por diante.
Não esqueça de traçar objetivos, para que não haja aquela dúvida “essa tarefa é importante mesmo?”. Se estiver dentro dos seus objetivos traçados, sim, é importante. Se não, cai por último na lista.
Você também pode delegar as tarefas menos prioritárias. Se não é algo de extrema urgência que só você pode fazer, por que não delegar para outra pessoa a tarefa? Assim você ganha tempo para fazer o que está no topo da lista.
E por último, saiba recusar e não acumule tarefas. Analise a sua agenda, seus compromissos e funções antes de aceitar uma nova. Tente negociar o prazo, a própria tarefa ou então recuse. Acumular não é o caminho e, mais uma vez, reforço o quão importante é ter organização.
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