Mentoria de negócios
ERP – Como fazer o seu funcionar

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Eu sei de um executivo que estava planejando se aposentar quando o presidente da empresa em que trabalhava decidiu instalar um ERP – para quem não conhece a sigla significa Sistema Integrado de Gestão.

O executivo tinha dúvidas sobre essa implementação. Afinal, a empresa de 250 funcionários já tinha processos estabelecidos e uma mudança dessa magnitude sempre representa um desafio, ainda mais quando tem alguma nova tecnologia envolvida.

Bom. Fazendo a história curta, quando ele percebeu os resultados, não só desistiu de se aposentar, como disse que não se aposentaria nem se ganhasse na loteria.

Desde então, o ERP já foi responsável por um aumento significativo nas receitas e, principalmente, permitiu liberar esse executivo de boa parte das rotinas chatas do dia a dia, deixando ele trabalhar no que realmente gosta.

Fica aí que eu conto os detalhes.

Hoje o software de ERP é um dos segmentos que mais cresce no setor de negócios.

Estamos falando de uma ferramenta que oferece a possibilidade de ligar TODAS as operações corporativas num único sistema integrado, incluindo planejamento, produção, vendas, relacionamento com clientes, contabilidade, recursos humanos e muito mais.

Estima-se que os investimentos em ERPs no ano passado tenham sido da ordem de R$ 40 Bilhões em todo o mundo.

Isso é quase o PIB da Bolívia e do Paraguai juntos.

O Brasil não está atrás e as empresas vêm adotando cada vez mais rápido o ERPs como principal ferramenta na gestão de negócios.

Isso porque, como qualquer nova tecnologia, o ERP tem efeitos quase mágicos quando funciona como planejado.

Numa fábrica de móveis com cerca de 80 funcionários, por exemplo, o ERP previne interrupções na operação integrando as ordens de produção com o inventário de estoques, fazendo automaticamente a lista de compras para fornecedores.

Já numa funerária, os clientes podem requisitar e acompanhar os serviços de apoio a funeral até do celular, porque toda a operação é integrada no sistema.

O fato é que existem dezenas de pontos onde o ERP aumenta a produtividade.

Isso inclui a habilidade de calcular novos preços instantaneamente quando algum componente é trocado, por exemplo, ou comparar os custos de operação entre diferentes unidades, ou ainda o envio imediato de pedidos de compra e de propostas de vendas… enfim, quando eu digo toda a operação, é toda a operação mesmo.

Ao mesmo tempo, existem dezenas de barreiras à implementação de um ERP, a maioria por conta de cultura e processos já estabelecidos nos antigos métodos de trabalho.

Isso inclui a dificuldade de capacitar os colaboradores para implementar o novo sistema ao mesmo tempo em que eles realizam as operações no sistema antigo.

Dificilmente a empresa consegue parar para aprender a usar o novo sistema. Normalmente temos que trocar o avião com o avião voando mesmo… e isso aumenta a carga de trabalho do time, o que nem sempre é bem vindo.

Nesse contexto, eu trouxe aqui três recomendações para ajudar você a implantar um ERP na sua empresa.

Aí vão:

Envolva-se – agora!

A primeira é você se envolver, agora, desde o início, na implementação do ERP, não só dos módulos relacionados ao seu setor, mas de toda a empresa.

Fale com pares, participe do processo desde a seleção e escolha da ferramenta, até a sua implantação final.

O maior erro que um executivo pode cometer é delegar o aprendizado sobre o ERP para subordinados, achando que se trata de algo operacional. Não é!

Se você não participar do processo, vai acabar se tornando um quebra-molas na estrada que reduz a velocidade e até quebra uma ou outra roda de vez em quando, quando alguém quer andar mais rápido.

E mais: não se limite a aprender sobre o módulo diretamente ligado ao setor em que você atua.

Os melhores resultados que nós conseguimos foram em empresas nas quais todos os gestores conhecem todos os módulos do sistema.

Isso ajuda a entender a integração e muitas vezes permite criar atalhos que geram redução nos custos e no tempo de processamento.

Crie um conselho de gestores

A segunda recomendação é criar um conselho de gestores.

Forme um grupo de gerentes de diversos setores que se encontrem regularmente antes, durante e depois da implantação para compartilhar experiências sobre cada aspecto do sistema.

O objetivo é criar uma base de conhecimento que ajude a resolver rapidamente os problemas internos, em vez de depender exclusivamente do fabricante quando surge alguma dúvida.

Crie processos para teste e solução de problemas

Finalmente, a terceira recomendação é estabelecer um processo para acompanhar as demandas.

Além das dúvidas normais de operação, todo ERP tem “bugs”, como são conhecidos os pequenos erros, que são absolutamente naturais em sistemas formados por centenas de milhares de linhas de código.

Normalmente o fabricante os resolve rapidamente esses problemas, mas é útil você acompanhar esse processo.

Um dos nossos clientes, por exemplo, tem uma planilha na qual lança toda vez que ele faz uma demanda, seja ela uma dúvida de operação ou uma solicitação para correção de bug.

No nosso caso, isso é desnecessário porque o nosso sistema de controle de chamados é público, então os clientes conseguem acompanhar passo a passo todo os chamados, mas nem todo mundo tem isso.

Em suma:

Um. Os ERPs são ferramentas fundamentais para melhorar a produtividade do seu negócio. Se você ainda não tem, vale a pena pelo menos conhecer o que existe por aí.

Dois. Quando decidir implantar um ERP, envolva-se em cada parte do processo, não só nas partes relacionadas à sua área de trabalho, mas em todo o sistema.

Três. Crie um grupo multi-setorial para compartilhar experiências antes, durante e depois da implantação.

Quatro. Estabeleça um processo para acompanhar as demandas de suporte.

Se você seguir esses quatro passos, já terá boa parte do problema resolvido.

Para saber mais sobre como lidamos com isso na minha empresa, participe da conversa empresarial desta quarta-feira às 21h. Basta deixar o seu nome no site: claudionasajon.com.br

Até a próxima