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Às vezes eu sinceramente não sei se as planilhas estão entre as melhores invenções da humanidade ou entre as mais perversas barreiras para o crescimento de um negócio.

Fica aí que eu explico.

Semana passada eu participei de uma demonstração do nosso sistema de gestão de locação de bens. É para empresas que alugam coisas, tipo equipamentos, móveis e por aí vai. Eu fiquei tão espantado com a quantidade de detalhezinhos dessa atividade que parece trivial à primeira vista, mas tem uma quantidade enorme de situações que precisam ser consideradas.

Por exemplo: uma pessoa aluga um equipamento médico para deixar na sua casa – só que lá pelas tantas precisa ser internada e vai ficar três ou quatro dias no hospital. Aí como a diária é cara, ela prefere devolver o equipamento durante esse período.

Do ponto de vista do locador, vale mais a pena deixar o equipamento lá e não cobrar do que mandar buscar e depois entregar de novo. Então, isso precisa ser registrado no sistema para não cobrar demais depois.

Outra situação: a empresa aluga um equipamento para uma determinada filial, depois de tantos dias quer mudar para outra, só que na outra a voltagem é diferente, precisa trocar a máquina, precisa registrar isso no sistema.

Outra situação: o cliente aluga um equipamento ou um móvel e quer fazer melhorias, então negocia um desconto.

Só que tanto as melhorias no bem quanto o desconto que foi negociado tem que ficar registrado. Ou seja, muita coisa!

Enfim… sem entrar muito a fundo, o ponto é que lá pelas tantas eu perguntei ao instrutor como é que os clientes fazem quando ainda não têm um sistema especializado para controlar tanto detalhezinho?

Ao que ele respondeu: “em noventa e nove por cento dos casos a empresa usa planilhas”.

Planilhas!

E claro, eu passei por isso.

O que acontece é que a gente começa uma empresa e as operações são razoavelmente simples, então usar planilha costuma ser suficiente.

Só que à medida que a gente vai crescendo, atende a uma gama maior de clientes, oferece serviços complementares, vão aparecendo situações que tornam a operação mais complexa.

E na maioria dos casos, a gente não sente a água ferver – que nem o sapo da história que só pula quando a água está fervendo. Se ficar ali, morre.

Em outras palavras: a gente vai usando a planilha sem perceber que a uma certa altura os erros, o tempo extra, os processos manuais necessários para controlar a operação na planilha custam mais caro do que comprar uma ferramenta adequada.

A maioria só percebe isso quando já não dá mais para usar a planilha, só que há muito tempo a planilha já não era economicamente a melhor opção – a gente só não percebeu porque ainda dava para administrar com a planilha, a gente só pára para pensar quando já não dá mais.

Por isso, a minha mensagem de hoje é: não espere a sua panela ferver – faça uma análise do seu negócio e veja se já não está na hora de você buscar um sistema especializado. É muito melhor do que ficar usando planilha quando já passou da hora.

E – claro – se achar que é a hora, não esquece do amigo aqui.

Aliás, querendo conversar melhor, participa do encontro AO VIVO que eu promovo todas às quartas-feiras ao 21h. Basta se inscrever aqui.

Até a próxima.