Hoje é o ontem de amanhã.
Com essa frase, minha filha de 13 anos inspirou reflexões que agora compartilho com você sobre como construir, no presente, a empresa do futuro.
Ilustro com uma história real. É março de 2020, chega a pandemia e, depois de tensas reuniões, decidimos adotar o modelo de teletrabalho na NASAJON. Em poucos dias, mais de 230 empregados são transferidos para home-office.
No princípio ficamos receosos com a possível redução da produtividade; afinal, é difícil supervisionar pessoas a distância, mas dadas as circunstâncias, essa nos parece a alternativa “menos pior” e seguimos em frente.
Felizmente, as equipes remotas ficam tão confortáveis trabalhando em casa que a produtividade não só não diminui, como na maior parte dos casos, aumenta.
Os funcionários passam a economizar tempo e dinheiro na locomoção, mas como ainda não sabem quanto tempo isso vai durar, “improvisam” escritórios domésticos.
Poucos meses depois, batemos o martelo: a mudança é definitiva. Reduzimos instalações, o que gera uma economia de 70% nos custos de locação, fornecemos móveis e equipamentos aos empregados, criamos sistemas de colaboração a distância e outras ações do gênero.
Quando os funcionários percebem que a mudança é pra valer, começam a se ajustar de forma mais permanente ao novo modelo. Alguns reformam as casas, outros mudam-se para locais com melhor custo/benefício, obtendo maior qualidade de vida e aumentando ainda mais a satisfação.
A taxa de felicidade interna, medida pela metodologia Net Promoter Score (NPS), aumenta de 81 para incríveis 99 pontos desde o início da pandemia. Isso significa que 99% dos funcionários estão satisfeitos com a empresa.
Um ano depois, a NASAJON sobe posições em dois rankings importantes: “Melhores empresas para trabalhar”, do Great Place To Work, e “Lugares incríveis para trabalhar”, da FIA. Musiquinha de final feliz, fim da história.
Parece um mundo cor-de-rosa, mas a verdade é que nem tudo são flores.
Alguns funcionários estão subindo pelas paredes dos seus escritórios domésticos, ansiosos para voltar ao burburinho, participar dos happy-hours e realizar interações sociais que desapareceram no novo modelo.
Por outro lado, o teletrabalho veio para ficar. Uma pesquisa realizada pela Gartner sugere que 74% dos CEOs esperam fazer a transição de alguma parte da sua força de trabalho para o modelo home-office permanente no mundo pós-Covid.
Estimativas do Instituto Gallup mostram que 62% da força de trabalho está trabalhando em casa durante a pandemia, em comparação com apenas 25% alguns anos atrás.
Então a pergunta é: quais os critérios que você deve considerar para definir o melhor modelo para a sua própria organização?
Com base na minha experiência trabalhando com milhares de empresas de vários setores ao longo de quase quarenta anos, sugiro a você um processo de 5 etapas:
1 – Revise o seu propósito.
A pandemia mudou drasticamente a operação de muitas empresas, assim como de boa parte dos seus clientes. Por isso, antes de decidir COMO vai fazer as coisas, é útil rever O QUE ainda faz sentido entregar no mundo pós-pandemia.
Seus clientes ainda precisarão do seu produto ou serviço? Estarão dispostos a comprar da mesma forma ou querem um formato de relacionamento diferente? Eles têm necessidades novas que você pode atender?
2 – Ajuste a estratégia ao novo cenário.
Não existe “tamanho único”. A melhor fórmula para a minha empresa pode não servir na sua e vice-versa. Por isso, você precisa considerar o impacto da mudança sobre os seus clientes e o tipo de talento que será necessário para fazer cada atividade a distância.
Tarefas que normalmente são individuais, como a elaboração de relatórios e o atendimento a clientes, por exemplo, são mais fáceis de realizar em home-office.
Já outras, que exigem diversidade de opiniões, como o planejamento estratégico, por exemplo, funcionam melhor presencialmente ou num sistema híbrido.
3 – Implemente sistemas de comunicação interna.
Se antes da pandemia, a comunicação já era uma necessidade, agora ela deve ser prioridade absoluta.
Você pode criar um senso de pertencimento e uma cultura aderente aos seus valores mesmo com trabalho remoto, desde que tenha um sistema de comunicação eficiente.
Emails, grupos de Whatsapp e eventos virtuais de integração, são alguns exemplos de atividades que você pode realizar na sua empresa para manter funcionários conectados, mesmo a distância. Turbine o seu RH.
4 – Garanta infraestrutura técnica adequada.
Hoje, a tecnologia permite conectar equipes remotas de forma muito eficaz, mas para que a experiência seja satisfatória é preciso aprender a usá-la.
Videoconferências, drives compartilhados e várias outras ferramentas disponíveis para mortais comuns, ainda exigem alguma capacitação para não ser percebidas como tortura.
Às vezes, essa defasagem tecnológica não aparecia tanto no ambiente presencial porque era compensada com “jeitinhos” que não existem no teletrabalho.
O resultado é que muitos líderes simplesmente jogam a toalha, alegando ser necessário voltar ao trabalho presencial para garantir a produtividade. Não é.
Investir em atualização tecnológica, na velocidade que o seu orçamento permitir, é a forma de viabilizar a transição para o teletrabalho e, assim, aproveitar a oportunidade de levar a sua empresa para o próximo nível.
5 – Planeje as instalações com base nas atividades.
Planeje os processos com foco nas atividades, não no espaço físico. Algumas tarefas podem ser feitas remotamente, exigindo menos espaço físico na sede.
Talvez o novo modelo requeira espaços de colaboração, com menos baias individuais e mais salas de reuniões, áreas multiuso e outros arranjos flexíveis.
Nós, por exemplo, trocamos os “departamentos” por áreas comuns no estilo coworking, que servem a quem quiser usá-las, sem lugar fixo.
O fato é que existem muitas opções para redesenhar o seu local de trabalho e essas escolhas são melhor feitas se você já tiver uma definição clara da sua estratégia organizacional.
Em suma: se você busca o crescimento da empresa, a Covid-19 trouxe muitas e sérias ameaças, mas também oferece uma oportunidade única para repensar o caminho de chegar lá.
Minha recomendação é você não deixar que as demandas de curto prazo impeçam de aproveitar os benefícios que pode conseguir no longo prazo se tomar a decisão certa ou, como disse a minha filha, lembre que hoje é apenas o ontem do seu amanhã.
Claudio Nasajon
PS: Criei um infográfico em formato pdf, que você pode baixar e imprimir, mostrando as 5 etapas do processo de planejamento organizacional. Você pode acessá-lo no grupo Empresa Vendável do Telegram (t.me/empresavendavel).