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A primeira semana deste mês foi bem difícil para boa parte das empresas que iniciaram suas entregas ao eSocial, principalmente as que já tinham começado as entregas em julho e na semana passada tiveram que cumprir a terceira fase, que foi a entrega dos cálculos da folha de pagamento.
A minha entre elas 🙂
O próximo desafio parece ser um pouco maior porque em abril, os pagamentos dos impostos e dos encargos também serão feitos pelo eSocial.
Uso aqui o termo “desafio” porque se trata de uma mudança e mudar é sempre muito difícil.
O eSocial é novidade pra todos nós, empresários, funcionários e até para o governo. Tanto é assim que o site do eSocial ficou paralisado por várias horas nos dois últimos dias de entrega, 6 e 7 de fevereiro.
Felizmente, a maioria entregou no prazo, mas alguns não conseguiram.
Pelo menos não haverá multas porque uma das causas foi o travamento do site do eSocial que não suportou o gigantesco volume de acessos simultâneos.
Vamos combinar que desde o início do processo de digitalização das obrigações que começou com o SPED, seguiu com a NF-e e agora está no eSocial, cada nova etapa veio acompanhada de desconforto, dúvidas e mais estresse.
Então, como ainda estamos no meio da viagem, a pergunta é: como reduzir o impacto dessas mudanças na empresa?
E em resposta a essa pergunta, eu decidi compartilhar com você as estratégias que venho aplicando nos meus negócios, na esperança de que sejam úteis para você aplicar na sua própria organização.
O primeiro ponto é a antecipação das entregas.
As guias do INSS de abril serão devidas no dia 7 de maio, mas nós estamos nos organizando para acelerar a apuração dos cálculos de forma a entregar já no dia 1º.
Isso deve nos dar uma semana de folga para corrigir eventuais problemas.
Abril será o início da segunda fase para as empresas optantes pelo Simples Nacional, produtores rurais e organizações sem fins lucrativos.
Essas precisam enviar os dados de todos os trabalhadores pelo sistema.
Mas a parte que me atinge é que em abril também começa a quarta fase para todas as empresas que tiveram, em 2018, faturamento anual entre R$ 4,8 milhões e R$ 78 milhões.
Essas precisam enviar a guia de pagamento do INSS pelo eSocial.
Em outras palavras, em abril, a gente deixa de pagar o INSS usando a GFIP, que é Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social, e passa a usar a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais, conhecida pelo apelido carinhoso de DCTF Web.
Essa é a entrega mais importante de todo o processo porque a partir daí, as empresas não vão mais poder operar sem o eSocial, salvo se não tiverem nenhum funcionário.
Imagina a pressão, né?
Eu sei que não será fácil, mas temos um par de meses para nos preparar e a boa notícia é que, diferentemente de outras situações que não estão sob nosso controle, a decisão de antecipar uns dias a entrega, só depende de nós.
Então, recomendação número 1: se a sua empresa estiver no grupo impactado pela entrega de abril, programe-se para fazer nos primeiros dias e não na data-limite.
Um benefício adicional dessa antecipação é um suporte mais ágil, caso precise tirar alguma dúvida com seu fornecedor de software.
No caso do suporte Nasajon, por exemplo, por mais gente que coloquemos, os canais ficam sobrecarregados nos últimos dias de entrega.
É mais ou menos como o balcão do checkout nos hotéis às 13h. Todo mundo que deixa para sair à última hora, enfrenta fila.
Não quer fila? Saia às 11h, 11h30, 12h e você faz o checkout em 5 minutos.
E olha que os hotéis conseguem aumentar o número de atendentes em questão de dias, se quiserem.
Já as empresas de software, precisam de vários meses para treinar um técnico de suporte.
Então, novamente, a recomendação é: antecipe a entrega, não espere até o último dia!
Outro item da nossa estratégia é dar informação fácil para reduzir a pressão sobre o suporte.
Há alguns meses começamos a oferecer informação farta no portal de atendimento web para aqueles que queiram tentar resolver os problemas sozinhos.
Isso porque é natural que as pessoas busquem sempre os caminhos mais fáceis e como temos um time que domina o assunto, recebemos muitos chamados para dúvidas que não são ligadas aos sistemas e sim ao eSocial, às contabilização e outras do gênero, que acabam sobrecarregando os nossos atendentes.
Para minimizar esse problema, criamos uma “base de conhecimento” que responde automaticamente as dúvidas mais comuns, tirando parte da pressão sobre os chamados.
Fazemos isso usando o módulo de atendimento web do nosso ERP.
Colocamos centenas de artigos, vídeos e experiências das empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões que já passaram por isto.
Não resolveu, mas melhorou.
Então, se a sua empresa enfrenta situação semelhante com seus clientes, convido você a conhecer o nosso sistema.
Posso mostrar como implementar uma base de conhecimento sobre os seus próprios produtos e serviços, facilitar a vida dos seus clientes e reduzir a pressão sobre a sua assistência pós-venda.
Se tiver interesse, basta mandar um e-mail para claudio@nasajon.com.br dizendo o melhor dia/hora para um contato e peço a alguém do meu time para agendar uma demonstração sem compromisso.
Uma palavra final
Humanos em geral têm medo daquilo que é novo – coisas da evolução – mas o novo pode representar melhoria.
E de qualquer forma, quando não existe saída a não ser mudar, como é o caso do eSocial e do processo de escrituração digital em geral, o melhor é encarar a mudança com otimismo.
Talvez por isso, quando imagino o Brasil de daqui a dez anos, a imagem que me vem à cabeça é a de um ambiente de negócios mais pujante, com respeito às leis trabalhistas, fiscais e tributárias, com mais transparência, menos sonegação, menos corrupção e mais desenvolvimento.
Aliás, mais do que uma imagem, esse é o meu desejo, um sonho que pretendo perseguir usando as ferramentas ao meu alcance.
Esta mensagem de otimismo, de esperança e de motivação é parte desse esforço.
Se quiser saber mais sobre como eu preparei a minha empresa para entrar no eSocial, participe da Conversa Empresarial que realizo AO VIVO toda quarta-feira às 21h.
Até a próxima.